La manera en la que muchos autónomos comenzaron, es haciendo facturas a través de este software de microsoft. Pero, ¿merece la pena seguir haciendo facturas en Excel?
Es cierto que hay una gran variedad de plantillas de facturas en Excel en Internet, aparte de que podemos personalizarlas prácticamente a la medida. Si eres autónomo o bien diriges una PYME de venta de servicios profesionales, es muy probable que el excel sea tu día a día a la hora de crear facturas.
El nuevo programa de facturación online
Aquí deseamos contarte, qué inconvenientes le vemos a crear facturas en Excel a largo plazo y por qué razón deberías comenzar a pensar en otra forma de facturar. Hoy en día a numerosos programas de facturación online que harán que tengas un mayor control de tu empresa.
Excel contra un Programa de facturación online
¿Cómo crear facturas con excel?
* Creas un nuevo documento en Microsoft Excel.
* Descargas algunos modelos de facturas que te salen por defecto.
* Lo personalizas con el logo de tu empresa.
* Rellenas los datos de la factura, incluyendo: datos de facturación del usuario, los datos de tu empresa, término, base imponible, Impuesto sobre el Valor Añadido, datos de pago, etcétera.
* Guardas la factura, la transformas a PDF y la mandas.
Supuestamente es todo sencillísimo y hay montones de plantillas de facturas en Excel. Aún puedes descargar plantillas sin costo o bien ejemplos de facturas en Excel que te pueden servir como guía.
¿Cuál es el inconveniente de esto? Te lo explico rápidamente.
Las 2 grandes desventajas de crear tus facturas en Excel
Si creas las facturas de tu empresa en Excel, seguro que experimentas algunos de estos inconvenientes.
* Es un proceso manual y se cometen muchos fallos
Crear facturas en Excel, es un proceso manual. En ocasiones hacemos una factura desde una copia de otra. Es muy simple que termines olvidando de cambiar la numeración de la factura, la fecha, o bien aún los datos de facturación del cliente final.
Si te cuesta facturar en tu empresa o reconoces que surgen algunos fallos, tienes que utilizar un programa de facturación online, donde además siempre tendrás al día los datos de tu negocio.
¿Te ha pasado alguna vez que le has mandado la factura a un cliente con datos equivocados? ¡Lo más seguro es que si utilizas Excel te ha ocurrido en más de una ocasión!
Errores y fallos en los ficheros de facturas
Lo peor es cuando no te das cuenta y haces tus declaraciones de impuestos basándote en facturas con Excel que llevan fallos.
* Debes administrar demasiados ficheros
Lo más probable, es que cada trimestre o bien cada mes, hagas una revisión de todas y cada una de las facturas en Excel que has efectuado. Es indispensable para hacer tus declaraciones del Impuesto sobre el Valor Añadido y del IRPF si eres autónomo, o bien el Impuesto de Sociedades.
¿Cuál es el inconveniente? Tienes decenas y decenas de ficheros .xls y debes ir abriéndolos uno por uno, contabilizar la base imponible y el Impuesto sobre el Valor Añadido de todos, pasarlos a otro documento… y de esta forma al final vas a saber cuánto has facturado ese trimestre.
Hacer un elevado número de facturas de forma manual con Excel, es un proceso lento, complicado, que te quita tiempo y que así mismo da lugar a muchos fallos.
Si haces cuatro facturas por mes, es bastante manejable. Pero si haces treinta o bien cincuenta, es una auténtica insensatez y te percatarás de que no resulta nada productivo.
Mejor opción alternativa a Excel para crear facturas
Si deseas crear facturas para tu empresa o bien para tu actividad como autónomo, haznos caso. Es mucho mejor crear facturas online con un software de facturación como el de www.gadesl.com/programa-facturacion-online
– Es un proceso automatizado. En el momento en que introduces los datos de tu cliente del servicio y tus datos, puedes crear las facturas que desees, con la fecha y la numeración adecuada. Así mismo puedes descargarlas en PDF, mandarlas de forma directa desde el programa por e-mail, diseñar facturas adaptadas o bien aún, programar la creación de facturas mensualmente.
– Todos y cada uno de los datos están agregados. Olvídate de sumas, restas y cálculos muy largos. Tu software de facturación te calcula todo cuanto has facturado, desglosándote las bases imponibles, el Impuesto sobre el Valor Añadido y el IRPF. No deberás hacer cuentas y cálculos en el momento de presentar tus impuestos.
– Tendrás una herramienta de visualización realmente útil y potente para poder supervisar el cumplimiento de tus objetivos y examinar la panorámica de tu negocio.